Bilgi tabanı

Bilgi tabanı, asistanınızın cevaplarını dayandırdığı kaynaktır. Buraya ne koyarsanız asistan onu bilir; koymadığınız bir bilgiyi bilemez.

Klasör yapısı

Belgeleri klasörlere ayırabilir, klasörlerin içinde alt klasörler oluşturabilirsiniz. Klasör yapısı iki işe yarar:

1. Belgeleri düzenli tutar.
2. Ajanlara klasör bazında yetki vermenizi sağlar — örneğin Helpdesk ajanına yalnızca “Tesis Hizmetleri” klasörünü atayabilirsiniz.

Bir klasör seçiliyken yeni klasör oluşturursanız alt klasör yaratılır; hiçbir klasör seçili değilken oluşturursanız kök düzeye eklenir.

Klasör silmek belgeleri silmez

Bir klasörü sildiğinizde içindeki belgeler kök düzeye taşınır ve aranabilir kalır. Ancak ajanlara klasör bazında yetki verdiyseniz, o klasöre dayanan atama ortadan kalkar — belgeleri yeni bir klasöre taşıyıp ajana yeniden atayın.

Belge yükleme

Dosya yükleme

Desteklenen türler: PDF, MD, TXT ve görseller (JPG, JPEG, PNG, WEBP, GIF, TIFF, BMP). Dosya başına sınır 20 MB.

Dosyayı sürükleyip bırakabilir veya tıklayarak seçebilirsiniz. Belgenin başlığı dosya adından oluşturulur — bu yüzden anlamlı dosya adları kullanın (“kahvalti-saatleri.pdf”, “oda-tipleri-2026.pdf” gibi).

Görseller okunur

Yüklediğiniz görsellerdeki metin otomatik olarak çıkarılır. Taranmış bir fiyat listesi veya menü fotoğrafı yükleyebilirsiniz; içindeki yazı aranabilir hale gelir.

Dosya uzantısı ile içeriği uyuşmuyorsa yükleme reddedilir (örneğin .pdf uzantılı ama aslında Word olan bir dosya).

Metin yapıştırma

Kısa bilgiler için dosya hazırlamanıza gerek yok. Metin sekmesinden doğrudan yazabilir veya yapıştırabilirsiniz:

• Başlık — zorunlu, listede görünen ad
• İçerik — en fazla 100.000 karakter

Sık değişen bilgiler (kampanya, sezonluk saatler) için bu yöntem daha pratiktir.

Dil

Yükleme sırasında dil seçebilirsiniz: Otomatik, İngilizce veya Türkçe.

Etiketler

Yükleme ekranındaki Etiketler alanına virgülle ayırarak etiket yazabilirsiniz (havuz, saatler, sezonluk). Etiketler belge listesinde görünür ve belgeyi hızlıca tanımanızı sağlar. Bir belgeye en fazla 20 etiket eklenebilir.

Etiketler sınıflandırma içindir; ajan yetkilendirmesi klasör bazında yapılır. Bir ajanın hangi belgelere erişeceğini belirlemek için klasör yapısını kullanın.

Dizinleme durumları

Yüklenen her belge arama için işlenir. Durum sütununda göreceğiniz değerler:

Durum	Anlamı
Beklemede	Sıraya alındı, işlenmeyi bekliyor
Dizinleniyor	Şu anda işleniyor
Dizinlendi	Hazır — asistan bu belgeyi kullanabilir
Başarısız	İşlenemedi, hata mesajı gösterilir

Durum otomatik olarak yenilenir; sayfayı yenilemenize gerek yoktur. Büyük PDF’ler ve görseller birkaç dakika sürebilir.

Başarısız olan belgelerin en sık nedeni, belgeden metin çıkarılamamasıdır — örneğin yalnızca görselden oluşan ve okunabilir yazı içermeyen bir PDF.

Yeniden deneme düğmesi yok

Başarısız bir belgeyi yeniden işleme alma düğmesi bulunmuyor. Belgeyi silip yeniden yükleyin.

Belgeleri ajana atama

Yükleme tek başına yetmez. Ajan ayarlarında Bilgi Ataması → Yönet bölümünden klasörleri ve belgeleri asistana atamanız gerekir.

Taşıma anında geçerli olur

Bir belgeyi başka bir klasöre taşıdığınızda arama dizini de güncellenir; belgeyi silip yeniden yüklemenize gerek yoktur. Hedef klasör hangi ajanlara atanmışsa belge o ajanlar tarafından kullanılmaya başlar.

Ne yüklemeli?

İyi bir başlangıç seti:

• Odalar — tipler, kapasiteler, manzara, olanaklar
• Fiyat ve politika — sezon fiyatları, depozito, iptal koşulları
• Saatler — check-in/out, kahvaltı, restoran, spa, havuz
• Tesis olanakları — wifi, otopark, toplantı salonu, evcil hayvan politikası
• Konum — havalimanı mesafesi, ulaşım, çevredeki yerler
• SSS — resepsiyona en çok sorulan sorular ve cevapları

İpucu

En iyi kaynak, resepsiyonunuzun günlük olarak cevapladığı sorulardır. Bir hafta boyunca gelen soruları not alıp bir metin belgesi olarak yükleyin — asistanınızın isabet oranı belirgin şekilde artar.