Sorun giderme

En sık karşılaşılan sorunlar ve sırayla denemeniz gereken çözümler.

Genel: düğmeler pasif, ekran boş

Tesis seçili mi? HelloDesk’teki neredeyse her ayar tesise özeldir. Üst menüden bir tesis seçilmemişse birçok işlem kapalı görünür.

Rolünüz uygun mu? WhatsApp, Telefon, PMS, Ödeme ve Plan ekranları yalnızca otel yöneticisi rolüne açıktır.

Asistan hiç cevap vermiyor

Sırasıyla kontrol edin:

1. Ajan aktif mi? Yeni oluşturulan ajanlar pasif gelir. Ajan ayarlarında Aktif Durum anahtarını açın.
2. Ajan tipi seçili mi? Tip seçilmeden ajan aktifleştirilemez.
3. Kanal açık mı? Kanallar ekranından ilgili kanalın etkin olduğunu doğrulayın.
4. Test Alanı’nda çalışıyor mu? Orada da cevap vermiyorsa sorun kanalda değil ajandadır.

Asistan cevap veriyor ama bilgileri bilmiyor

1. Belge dizinlendi mi? Bilgi Tabanı ekranında belgenin durumu “Dizinlendi” olmalı. “Beklemede” veya “Dizinleniyor” ise bekleyin.
2. Belge ajana atandı mı? En sık atlanan adım budur. Ajan ayarları → Bilgi Ataması → Yönet bölümünden klasörü/belgeyi işaretleyip kaydedin.
3. Belge taşındı mı? Dizinlendikten sonra başka klasöre taşınan belgeler, klasör bazlı atamada beklendiği gibi çalışmaz. Belgeyi silip hedef klasöre yeniden yükleyin.
4. Klasör silindi mi? Silinen bir klasörün içindeki belgeler kök düzeye taşınır ama arama dışı kalır. Bu belgeleri yeniden yükleyin.

Belge “Başarısız” durumunda

En yaygın neden, belgeden metin çıkarılamamasıdır:

• Yalnızca görüntüden oluşan, okunabilir yazı içermeyen PDF’ler
• Boş veya bozuk dosyalar
• Uzantısı içeriğiyle uyuşmayan dosyalar (örneğin Word dosyasının adının .pdf yapılması)

Belgeyi metin olarak yapıştırmayı deneyin veya metin katmanı içeren bir PDF yükleyin. Yeniden deneme düğmesi bulunmadığı için başarısız belgeyi silip yeniden yüklemeniz gerekir.

WhatsApp mesajları gelmiyor

1. Webhook doğrulandı mı? Meta App Dashboard → WhatsApp → Configuration sayfasında Callback URL ve Verify Token kayıtlı ve doğrulanmış olmalı.
2. messages alanına abone olundu mu? Webhook doğrulanmış olsa bile bu abonelik yoksa mesaj gelmez.
3. Numara aktif mi? Numara satırındaki Aktif anahtarı açık olmalı.
4. Token geçerli mi? Hesap satırındaki “Anahtarı doğrula” düğmesine basın. “Son hata” yazıyorsa token süresi dolmuş olabilir — kalıcı bir token üretin.

WhatsApp mesajı geliyor ama asistan cevap vermiyor

Numaraya ajan atanmamıştır. Bu durumda mesaj sisteme kaydedilir ama yanıtlanmaz. Kanallar → WhatsApp ekranında numara satırından bir ajan seçin.

WhatsApp’ta “mesaj gönderilemiyor” hatası

Misafir size son 24 saat içinde yazmadıysa serbest metin gönderemezsiniz. Meta onaylı bir şablon mesajı kullanın. Şablonun durumu APPROVED olmalıdır.

Telefon çalıyor ama asistan açmıyor

1. Numara provision edildi mi? Durum “Provision edildi” olmalı. “Beklemede” ise Provision düğmesine basın.
2. Numara E.164 formatında mı? Sistemdeki kayıt +905551234567 biçiminde olmalı ve operatörün ilettiği numarayla eşleşmelidir.
3. Numara etkin mi? Satırdaki Etkin anahtarı açık olmalı.
4. Ajan atandı mı ve aktif mi? Atanan ajan hem aktif hem de o tesise bağlı olmalı.
5. Operatör yönlendirmesi doğru mu? Operatör panelindeki hedef, size verilen SIP adresi olmalıdır — sunucu IP’si değil.
6. Mesai saati kısıtı var mı? “Yalnızca mesai saatleri” açıksa, varsayılan çalışma penceresi 09:00–18:00’dir.

Telefonda test/arama düğmeleri görünmüyor

Test ve Ara düğmeleri yalnızca provision sırasında giden SIP ayarlarını doldurduysanız görünür. Giden ayarlar boşsa yalnızca gelen aramalar çalışır.

PMS senkronizasyonu çalışmıyor

1. Bağlantı durumu “Aktif” mi? Değilse bilgileri yeniden girip test edin.
2. Odalar eşleştirildi mi? Eşleştirilmemiş odalar senkronize edilmez; kayıtta “partial” görürsünüz.
3. Bağlantı otomatik kapandı mı? Üst üste 3 başarısız denemeden sonra bağlantı devre dışı bırakılır. Kimlik bilgilerini kontrol edip yeniden etkinleştirin.
4. ElektraWeb’de doğru API türü mü? Rezervasyon işlemleri için Booking API gerekir; Call Center API yeterli değildir.

Rezervasyon PMS’e gönderilmiyor

• Rezervasyonda bir oda seçili olmalı
• Seçili oda bir PMS oda tipiyle eşleştirilmiş olmalı
• Tesiste aktif bir PMS bağlantısı olmalı
• Oda, gönderim anında PMS’te hâlâ müsait olmalı (bu arada dolduysa gönderim yapılmaz)

Ödeme linki gönderilemiyor

1. Ödeme bağlantısı aktif mi? Ayarlar ekranında durum Aktif olmalı.
2. Ajanda tahsilat açık mı? Ödeme tahsilatı anahtarı yalnızca Ön Büro tipindeki ajanlarda görünür.
3. Tutar belirlendi mi? Asistanın misafirle bir tutarda anlaşmış olması gerekir.
4. İletişim bilgisi var mı? Gönderim için geçerli bir e-posta veya cep telefonu numarası gerekir.
5. Zaten açık bir link var mı? Bir konuşmada aynı anda tek açık link bulunur.

Ödeme yapıldı ama rezervasyon onaylanmadı

Ödeme onaylandığında rezervasyon otomatik onaylanır. Otomatik onay başarısız olursa talep ekibinize devredilir — Rezervasyonlar ekranından elle onaylayabilirsiniz.

Ödeme durumu expired ise 30 dakikalık süre dolmuştur; rezervasyon iptal olmaz, elle onaylanabilir.

---

Sorununuz burada yoksa sağ alttaki asistana yazın veya HelloDesk destek ekibiyle iletişime geçin.