PMS entegrasyonu

PMS entegrasyonu, otel yönetim sisteminizdeki müsaitlik ve rezervasyon bilgilerini HelloDesk’e taşır. Böylece asistanınız gerçek müsaitliğe göre cevap verir ve aldığı rezervasyonları PMS’inize yazar.

Kim yapabilir?

PMS bağlantısı yalnızca otel yöneticisi rolüyle yapılandırılabilir. Resepsiyon kullanıcıları bu kartı görmez.

Desteklenen sağlayıcılar ve gereken bilgiler

Ayarlar ekranındaki PMS Bağlantısı kartından sağlayıcınızı seçin. Her tesis için tek bağlantı tanımlanır.

ElektraWeb

Alan	Açıklama
ElektraWeb Hotel ID	Otel kimliğiniz (örn. 23155)
ElektraWeb API türü	Booking API (müsaitlik ve rezervasyon) veya Call Center API (yalnızca çağrı merkezi işlemleri)
API URL	ElektraWeb panelinde oluşturduğunuz API adresi
API Token	Aynı panelde üretilen erişim anahtarı

Doğru API türünü seçin

ElektraWeb panelinde önce ihtiyacınız olan API türünü oluşturmanız gerekir. Rezervasyon ve müsaitlik için Booking API seçin. Call Center API yalnızca çağrı merkezi yetkileri içerir ve rezervasyon işlemleri için yeterli değildir. Panelde oluşturduğunuz API türü ile burada seçtiğiniz tür aynı olmalıdır.

HotelRunner

Alan	Açıklama
API Key	HotelRunner hesabınızdaki API anahtarı
API Secret	Anahtara ait gizli değer

HMS

Alan	Açıklama
Integration Token	HMS tarafından verilen entegrasyon anahtarı

Bağlantıyı kurma

Bilgileri girdikten sonra “Kaydet ve Bağlantıyı Test Et” düğmesine basın. HelloDesk bilgileri kaydeder ve hemen bir bağlantı testi yapar.

Sonuç kartın üstündeki rozette görünür:

Durum	Anlamı
Doğrulama bekliyor	Bilgiler kaydedildi, henüz doğrulanmadı
Aktif	Bağlantı çalışıyor, senkronizasyon yapılabilir
Hata	Test başarısız — hata mesajı kartta kırmızı olarak gösterilir
Devre dışı	Bağlantı kapatıldı

Güvenlik

Kimlik bilgileri şifrelenerek saklanır ve ekrana geri getirilmez. Mevcut bir bağlantıyı düzenlerken alanlar boş görünür — bu normaldir. Değiştirmek istediğinizde bilgileri yeniden girmeniz gerekir.

Oda eşleştirme

Bağlantı Aktif olduğunda Oda eşleştirme bölümü açılır. Buradaki her satır HelloDesk’teki bir odanızdır; karşısındaki listeden PMS’inizdeki oda tipini seçin ve “Oda eşleştirmelerini kaydet” deyin.

Çoğu eşleştirme kendiliğinden yapılır

Otomatik senkronizasyon, PMS’te olup HelloDesk’te olmayan odaları kendisi oluşturur ve oda kodunu eşler. Bu bölüm, kendiliğinden çözülemeyen kodları elle bağlamanız içindir; eşleşmeyen kodlar senkronizasyon kaydında “partial” durumuyla listelenir.

Liste boş geliyorsa (“Oda tipi dönmedi”) bağlantı bilgilerinizi ve API yetkilerinizi kontrol edin.

Senkronizasyon

Ne senkronize olur?

• Oda fiyatları — PMS’teki fiyatlar HelloDesk’e yazılır. PMS fiyatları esas alınır, yani HelloDesk’te elle girdiğiniz fiyatlar senkronizasyonda güncellenir.
• Müsaitlik (PMS → HelloDesk) — dolu tarihler HelloDesk’te kapalı olarak işaretlenir, böylece asistan dolu bir tarihe rezervasyon almaz.
• Rezervasyonlar (PMS → HelloDesk) — PMS’teki rezervasyonlar HelloDesk’e aktarılır; PMS tarafında silinenler iptal olarak işaretlenir.
• Rezervasyon gönderimi (HelloDesk → PMS) — asistanın aldığı ve onaylanan rezervasyonlar PMS’inize yazılır.

Fiyat farkları nasıl gösterilir?

Onay penceresinin Fiyatlar sekmesi bir değişiklik listesidir, tüm takvimin kopyası değil. PMS’ten gelen fiyat HelloDesk’tekiyle birebir aynıysa satır hiç listelenmez; böylece her turda aynı yüz satırı yeniden onaylamak zorunda kalmazsınız.

Listelenen her satır iki durumdan biridir:

• Yeni — o oda tipi ve tarih için HelloDesk’te henüz fiyat yok.
• Değişti — takvimde bir fiyat var ve PMS farklı bir fiyat söylüyor. Mevcut Fiyat sütununda üzeri çizili olarak eski fiyatı, yanında PMS’ten gelen yeni fiyatı görürsünüz.

Üstteki Tümü / Yeni / Değişen düğmeleriyle listeyi daraltabilir, tek tek satırları düzenleyebilir veya çöp kutusu simgesiyle o satırı bu aktarımın dışında bırakabilirsiniz.

Onayladığınızda PMS fiyatı takvimdeki fiyatın üzerine yazılır: bir oda bir gece için tek fiyat taşıyabilir, dolayısıyla çakışma “atlandı” diye bırakılmaz, PMS’teki değere eşitlenir. Aynı oda tipinin odaları o gece için farklı fiyatlar taşıyorsa satır çakışma etiketiyle işaretlenir ve onay hepsini tek fiyata indirir.

Bir fiyat satırı yazılamazsa (örneğin o oda tipini taşıyan bir oda yoksa) aktarım sonucunda kaç kaydın yazılamadığı ve nedeni raporlanır; yazılamayan tarihlerde takvim eski fiyatını korur.

Çakışma olursa ne olur?

Bir oda aynı tarihlerde tek konaklama taşıyabilir. PMS’ten gelen bir kayıt yalnızca oda tipi (ya da STD, King Suite gibi bir PMS oda kodu) ile geliyorsa HelloDesk, o tipe ait odalar arasından o tarihlerde boş olanı seçer — sabit biçimde ilk odayı kullanmaz. Bu sayede doluluk blokları, rezervasyon senkronizasyonunun az önce doldurduğu odanın üzerine düşmez.

Kural şöyle işler:

• PMS belirli bir fiziksel oda söylediyse (örneğin 2005), kayıt o odaya yazılır ve başka bir odaya taşınmaz. Orada bir çakışma varsa bu, PMS’in aynı odaya aynı tarihlerde iki konaklama yazmış olmasıdır; aktarım sonucunda hangi kayıt olduğu isim ve tarihle birlikte raporlanır ve PMS tarafında düzeltilmesi gerekir.
• Daha önce aktarılmış bir kayıt her turda bulunduğu odada kalır; yeniden senkronizasyon misafirleri odalar arasında gezdirmez.
• O tipin bütün odaları doluysa kayıt yazılmaz ve hangi oda tipinin yetersiz kaldığı raporlanır. Çözümü, oda tipi başına yeterli fiziksel oda tanımlamaktır.

HelloDesk’te oluşan rezervasyon PMS’ten geri gelirse?

Onaylanan bir rezervasyon PMS’e gönderilir ve PMS ona kendi numarasını verir. HelloDesk bu numarayı kendi kaydının üzerine de işler, böylece bir sonraki çekişte aynı rezervasyon yabancı bir kayıt gibi görünmez; mevcut kayıt güncellenir, ikinci bir konaklama açılmaz.

Bu kayıtlarda HelloDesk’in bildikleri korunur: misafirin verdiği telefon ve e-posta, anlaşılan tutar, misafire söylenen fiziksel oda ve rezervasyonun HelloDesk’ten geldiği bilgisi. PMS yalnızca kendi otorite alanındaki bilgileri (durum, tarihler, misafir adı) günceller.

Otomatik senkronizasyon

Bağlantı kurulduğunda otomatik senkronizasyon açık gelir ve yaklaşık 15 dakikada bir kendiliğinden çalışır. Kapsanan tarih aralığı: geriye 7 gün, ileriye 90 gün. Onay penceresi açılmaz; hiç kimse ekranın başında olmasa da oda doluluk/boşluk durumu PMS’i takip eder.

Otomatik tur, “Şimdi senkronize et” ile açılan onay penceresinin uyguladığı işin tamamını yapar: eksik odaları oluşturur, fiyat takvimini yazar, rezervasyonları aktarır. Ek olarak elle akışta bulunmayan iki temizlik adımı da vardır:

• PMS’in artık döndürmediği rezervasyonlar iptal edilir,
• PMS’te yeniden açılan tarihlerdeki doluluk blokları kaldırılır, böylece boşalan oda satılabilir hale gelir.

Rezervasyonlar ekranındaki bağlantı şeridinde “Otomatik · her 15 dk” rozeti ve sıradaki turun saati görünür. Beklemeden bir tur çalıştırmak isterseniz “Senkronize Et” düğmesi onay penceresiyle birlikte çalışmaya devam eder.

Kapatmak isterseniz

Ayarlar > PMS ekranındaki “Otomatik senkronizasyonu etkinleştir” seçeneğini kapatın. Bu durumda senkronizasyon yalnızca düğmeye bastığınızda çalışır.

Üst üste başarısızlık bağlantıyı kapatır

Senkronizasyon arka arkaya 3 kez başarısız olursa bağlantı otomatik olarak devre dışı bırakılır ve ekibinize uyarı gönderilir. Bu durumda kimlik bilgilerinizi kontrol edip bağlantıyı yeniden test edin.

Rezervasyon gönderimi ve yeniden deneme

Asistanın aldığı bir rezervasyon onaylandığında PMS’e gönderilir. Gönderim öncesinde HelloDesk odanın hâlâ müsait olduğunu PMS’ten yeniden kontrol eder; oda bu arada dolduysa gönderim yapılmaz ve rezervasyon ekibinize düşer.

Gönderim başarısız olursa rezervasyon ekranındaki “PMS gönderimini tekrar dene” düğmesiyle yeniden deneyebilirsiniz. Bunun için:

• Tesiste aktif bir PMS bağlantısı olmalı
• Rezervasyonda bir oda seçili olmalı
• Seçili oda bir PMS oda tipiyle eşleştirilmiş olmalı

Senkronizasyon kayıtları

Kartın altındaki Senkronizasyon kayıtları tablosu son 20 denemeyi gösterir.

Sütun	Açıklama
Zaman	Denemenin zamanı
Yön	pull_availability (müsaitlik çekme), pull_reservations (rezervasyon çekme), push_reservation (PMS’e gönderim)
Durum	ok (başarılı), partial (kısmen — eşleşmeyen oda kodları var), failed (başarısız)
Kayıt	İşlenen kayıt sayısı
Tetikleyen	manual (elle) veya approval (rezervasyon onayı)

Not

Bağlantı testi de bu tabloya bir satır yazar. Test sonrası listede beliren kayıt normaldir.